Informativa privacy

1. Titolare del trattamento

Hoplo S.r.l., Titolare del trattamento con riferimento ai Dati Personali trattati, è proprietaria di Infomail, una Piattaforma online per l’invio di comunicazioni (email o newsletter) a liste di indirizzi email di proprietà degli utenti di Infomail.

Hoplo fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati che gli utenti possono fornire o che Hoplo stessa può raccogliere durante la navigazione sui siti web di proprietà di Hoplo S.r.l. o durante l’utilizzo della Piattaforma.

La presente informativa privacy è resa ai sensi dell’articolo 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, il “Codice in materia di protezione dei dati personali”, e dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679, il “GDPR”.

2. Definizioni

Nella presente informativa privacy, i termini seguenti hanno il significato indicato di seguito:

Siti Internet: hoplo.com
Visitatore: chiunque visiti i Siti Internet di proprietà di Hoplo S.r.l.
Cliente: la persona fisica o giuridica che ha creato un account professionale o agenzia per utilizzare la nostra Piattaforma, oppure che utilizza uno degli altri servizi forniti da Hoplo S.r.l. (ad esempio, l’invio di newsletter).
Dati Personali: le informazioni che identificano o possono identificare un Cliente o un Visitatore (ad esempio nome, cognome, data di nascita, indirizzo email…).
Lista di indirizzi / Mailing List: l’elenco dei destinatari caricato da un Cliente sulla nostra Piattaforma, costituito principalmente, ma non esclusivamente, da indirizzi email. Spetta ai Clienti caricare eventuali ulteriori informazioni personali relative ai destinatari presenti nella lista (ad esempio nome, cognome o indirizzo di residenza).
Piattaforma / Servizio: la piattaforma online accessibile tramite Internet in modalità SaaS (“Software As A Service”), che consente ai Clienti di gestire autonomamente campagne di marketing digitale utilizzando diversi strumenti e canali di comunicazione (email, social…).

3. Modalità di trattamento dei dati personali

Hoplo S.r.l. tratta i dati personali mediante le operazioni indicate dall’articolo 4 del Codice Privacy e dall’articolo 4, punto 2), del GDPR e, precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali possono essere trattati sia in forma cartacea sia in forma elettronica e/o automatizzata.

4. Informativa per i Visitatori

Nota: se non sei un Visitatore, consulta la sezione Clienti della presente informativa privacy.

Questa sezione è rivolta agli Utenti, ossia a coloro che navigano sui siti web di proprietà di Hoplo S.r.l., e si applica a tutti i Dati Personali raccolti e trattati in qualità di Titolare del trattamento.

Quali dati sono trattati dal Titolare del trattamento?

Dati personali tracciati automaticamente durante la navigazione sui nostri siti web. La tecnologia, i software e i sistemi informatici su cui si basano i nostri siti web ne garantiscono il funzionamento anche attraverso procedure automatizzate e raccolgono alcuni dati personali secondo modalità connaturate all’uso dei protocolli di comunicazione Internet. Rientrano tra questi, ad esempio, il tipo di browser o di dispositivo utilizzato per accedere al sito, il sistema operativo in uso e informazioni analoghe.
Dati personali forniti volontariamente durante la navigazione sui nostri siti web. Alcune pagine dei nostri siti contengono moduli attraverso i quali l’Utente può fornire volontariamente alcuni Dati Personali, quali nome, cognome o indirizzo email, per attivare account di prova oppure inviare richieste generiche o di assistenza.

Come sono utilizzati i Dati Personali dal Titolare del trattamento (finalità del trattamento)?

Il Titolare del trattamento utilizza i Dati Personali per:

verificare che l’utilizzo del sito web sia conforme alle sue finalità;
consentire l’attivazione degli account del Servizio;
rispondere alle domande e alle richieste di assistenza ricevute;
inviare comunicazioni quali newsletter, comunicazioni commerciali, aggiornamenti e notizie, iniziative in corso e report;
raccogliere informazioni statistiche anonime sull’utilizzo del sito web.

Quali sono le basi giuridiche del trattamento dei Dati Personali?

La base giuridica che legittima il trattamento dei Dati Personali raccolti automaticamente durante la navigazione sul nostro sito web è il legittimo interesse a rendere fruibili le funzionalità del sito web a seguito dell’accesso dell’Utente. Il sito non utilizza cookie di profilazione né strumenti di analisi di terze parti.

4-bis. Modulo di contatto del sito

I dati inseriti nel modulo di contatto di hoplo.com — nome, cognome, azienda, indirizzo email, area di interesse e testo del messaggio — sono trattati esclusivamente per gestire la richiesta e rispondere all’interessato. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR).

La richiesta è recapitata al team commerciale di Hoplo e all’indirizzo email indicato dall’interessato, che riceve una conferma di ricezione, tramite il servizio di email transazionale della piattaforma Infomail, di proprietà di Hoplo S.r.l. Il sito non conserva i dati del modulo in un database: mantiene in memoria, per un massimo di 24 ore, il solo stato di consegna necessario a evitare invii duplicati.

I dati contenuti nella richiesta sono conservati per il tempo necessario a gestirla e a dare seguito ai contatti che ne derivano. L’interessato può in qualsiasi momento chiederne la cancellazione scrivendo a info@hoplo.com, come descritto nella sezione «Esercizio dei diritti».

5. Informativa per i Clienti

Nota: se non sei un Cliente, consulta la sezione Visitatori della presente informativa privacy.

Questa sezione si applica ai Clienti o Potenziali Clienti, ossia a coloro che utilizzano la Piattaforma o i Servizi di proprietà di Hoplo S.r.l., e riguarda tutti i Dati Personali raccolti e trattati in qualità di Titolare del trattamento.

Quali Dati Personali sono trattati dal Titolare del trattamento?

Dati raccolti automaticamente durante l’utilizzo della Piattaforma. Quando un Cliente accede alla Piattaforma e la utilizza, il Titolare del trattamento può raccogliere le seguenti informazioni:
1. dati di utilizzo della Piattaforma, quali la data e l’ora di accesso oppure il tracciamento delle attività svolte durante la navigazione;
2. informazioni sui dispositivi utilizzati per accedere alla Piattaforma, quali indirizzo IP, sistema operativo in uso o dati del browser;
3. dati di log, quali file di log che rilevano l’accesso di un dispositivo ai server del Titolare del trattamento, registrando il tipo di ciascun accesso e l’indirizzo IP di origine;
4. statistiche della Piattaforma.
Dati Personali forniti volontariamente dal Cliente per creare un account o acquistare la nostra Piattaforma. Per accedere al Servizio e utilizzarlo, i Clienti devono fornire volontariamente alcuni dati necessari alla creazione e all’attivazione del proprio account:
1. informazioni di registrazione, quali nome, cognome, indirizzo email, nome utente, password, denominazione dell’azienda e indirizzo;
2. dati amministrativi e contabili, quali partita IVA o indirizzo di fatturazione.
Dati Personali raccolti automaticamente durante l’invio di email o comunicazioni. Nell’invio di email o messaggi vengono utilizzati alcuni sistemi di tracciamento, quali pixel nascosti, per rilevare l’apertura di un messaggio, i clic effettuati sui link presenti nella comunicazione, l’indirizzo IP o il tipo di browser con cui l’email viene aperta e altri dettagli analoghi.

Come sono utilizzati i Dati Personali dal Titolare del trattamento (finalità del trattamento)?

Il Titolare del trattamento utilizza i Dati Personali per:

fornire i servizi che costituiscono le funzionalità della Piattaforma;
migliorare la qualità dei servizi forniti e offrire un’assistenza adeguata agli utenti della Piattaforma;
svolgere attività di monitoraggio e analisi quantitativa sulla Piattaforma;
profilare i Clienti al fine di identificare e prevedere possibili scelte e comportamenti futuri;
promuovere i servizi di Hoplo S.r.l.;
verificare il rispetto del contratto di licenza;
prevenire, rilevare e scoraggiare attività illecite e attività non conformi al contratto di licenza;
inviare fatture e comunicazioni amministrative;
adempiere agli obblighi di legge o rispondere a eventuali richieste delle autorità pubbliche;
comunicare direttamente con i Clienti, rispondendo a domande e richieste e fornendo assistenza e supporto.

Quali sono le basi giuridiche del trattamento dei Dati Personali?

La base giuridica che legittima il trattamento dei Dati Personali forniti volontariamente o raccolti automaticamente durante l’invio di comunicazioni ed email è l’esecuzione di un contratto di cui il Cliente è parte oppure l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del Cliente. La base giuridica del trattamento dei Dati Personali raccolti automaticamente durante l’utilizzo della Piattaforma è il legittimo interesse a migliorare l’utilizzo e la fruizione della Piattaforma, svolgere attività di monitoraggio finalizzate alla ricerca e all’analisi sulla Piattaforma stessa e prevenire attività illecite o non autorizzate.

6. Disposizioni comuni

Misure di sicurezza adottate

I dati personali possono essere trattati mediante strumenti elettronici e automatizzati oppure mediante elaborazioni manuali all’interno di software, secondo logiche strettamente correlate alle finalità per le quali sono stati raccolti e, in ogni caso, garantendone la sicurezza.

Hoplo applica procedure di pseudonimizzazione e cifratura dei dati personali conservati, archivia i dati in ambiente cloud e si avvale di responsabili del trattamento appositamente nominati.

Per quanto tempo conserviamo i dati personali

Hoplo conserva i dati personali per il tempo strettamente necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti, nel rispetto della normativa vigente. Hoplo tratterà i dati personali per il tempo necessario al perseguimento delle finalità sopra indicate e, in ogni caso, per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio e per non oltre 2 anni dalla raccolta dei dati per le Finalità di Marketing.

Soggetti autorizzati e responsabili che trattano i dati

I dati personali degli Utenti e dei Clienti sono trattati dai nostri dipendenti appositamente incaricati e autorizzati, in qualità di responsabili interni e/o amministratori di sistema, e/o da responsabili esterni.

Se necessario per le finalità indicate, i dati personali raccolti possono essere condivisi con soggetti terzi nominati responsabili del trattamento. Tra questi rientrano:

soggetti, persone fisiche o società, che svolgono servizi connessi e strumentali all’esecuzione delle specifiche finalità dei servizi forniti dalla Piattaforma, quali ricerche di mercato, gestione dei pagamenti con carta di credito e manutenzione tecnologica;
soggetti, persone fisiche o società, che prestano attività di assistenza e consulenza alla nostra Società, quali gestori dell’infrastruttura informatica e amministratori di sistema.

In presenza di uno specifico consenso, i dati personali possono essere trasferiti all’estero, a società appartenenti o non appartenenti al nostro gruppo societario, anche al di fuori dell’Unione europea. In tal caso, il Titolare del trattamento garantisce preventivamente che il trasferimento dei dati al di fuori dell’UE avverrà nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili, previa sottoscrizione delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione europea.

In ogni caso, i dati personali non saranno mai diffusi.

Quali sono i tuoi diritti

Gli Utenti e i Clienti possono accedere ai propri dati personali, opporsi al trattamento e chiedere la cancellazione, la modifica o l’aggiornamento di tutti i dati personali archiviati, esercitando il diritto alla limitazione del trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

7. Diritti dei Visitatori e dei Clienti

I Visitatori e i Clienti hanno i diritti previsti dall’articolo 7 del Codice Privacy e dall’articolo 15 del GDPR e, in particolare, possono:

ottenere la conferma dell’esistenza di dati personali che li riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile;
ottenere:
l’aggiornamento, la rettifica oppure, quando vi è interesse, l’integrazione dei dati;
la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco;
opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che li riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento dei dati personali effettuato ai fini dell’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore, tramite email e/o mediante modalità tradizionali di marketing, quali telefono e/o posta ordinaria.

I Visitatori e i Clienti godono inoltre dei diritti previsti dagli articoli 16-21 del GDPR: diritto di rettifica, diritto alla cancellazione, diritto alla limitazione del trattamento, diritto alla portabilità dei dati e diritto di opposizione, nonché del diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

8. Esercizio dei diritti

I Visitatori e i Clienti possono esercitare i propri diritti in qualsiasi momento inviando un’email a privacy@hoplo.com oppure una comunicazione di posta elettronica certificata a hoplo@legalmail.it.